Прежде чем данные сделки записываются в двух карточках, сопровождающих эту сделку, они сначала записываются в специальную таблицу, которая называется «журнал».

Каждая строка журнала предназначается для записи данных какой-либо сделки.

После записи в журнале данные автоматически поступают в соответствующие карточки.

Журнал ведется в хронологическом порядке, по мере поступления документов о сделках.

Пример

В мае 2008 года в компании «Стулья России» произошли следующие события:

  1. 1 мая компания купила 100 кг дерева у поставщика «Дерево Сибири» на сумму $2000. Номер полученного счета: 9270.
  2. 2 мая компания получила счет от Энергоснабжающей организации на сумму $ 800 за пользование электричеством в месяцы март-апрель 2008. Номер счета: 23811.
  3. 5 мая компания продала 20 стульев клиенту, кафе «Кофе с пирожными» на сумму $1000. Номер отправленного счета: 122
  4. 9 мая компания заплатила зарплату Лизе Кузьминой на сумму $2000, выписав ей чек под номером 123456.

Запись этих событий в журнале будет выглядеть так:

Серийный номер:

Дата

Счет дебета

(получающая карточка)

Счет кредита
(отдающая карточка)

Справочный №

Данные сделки

Сумма

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

1

1 мая

Покупка сырьевых материалов

Дерево Сибири (поставщик)

9270

100 кг дерева

$ 2000

2

2 мая

Расходы на электричество

Энерго-снабжающая организация (поставщик)

23811

Электричество 3-4/08

$800

3

5 мая

Кафе «Кофе с пирожными» (клиент)

Продажи

122

Продажа 20 стульев

$ 1000

4

9 мая

Лиза Кузьмина

Счёт текущих операций

123456

Зарплата Лизе Кузьминой

$ 2000

Каждая строка журнала автоматически записывается в карточки, указанные в графах (3) и (4), как показано ниже:

Чтобы примеры был простыми, мы предполагаем, что в каждой карточке до настоящей записи сальдо равнялось нулю.

  1. Первая строка журнала:

Карточка «Покупка сырья»

Особенности

Дебет

Кредит

Сальдо

Дата

Код

Против. счет

Данные о сделке

1 мая

9270

Дерево Сибири (поставщик)

100 кг дерева

$ 2000

$2000 Д

Карточка «Дерево Сибири » (поставщик)

Особенности

Дебет

Кредит

Сальдо

Дата

Код

Против. счет

Данные о сделке

1 мая

9270

Покупка сырья

100 кг дерева

$ 2000

$ 2000

  1. Вторая строка журнала:

Карточка «Расходы на электричество»

Особенности

Дебет

Кредит

Сальдо

Дата

Код

Против. счет

Данные о сделке

2 мая

23811

Энерго-снабжающая организация (поставщик)

Потребление электричества Мар.-Апр./08

$800

$800 Д

Карточка «Энергоснабжающая организация » (поставщик)

Особенности

Дебет

Кредит

Сальдо

Дата

Код

Против. счет

Данные о сделке

2 мая

23811

Расходы на электричест.

Потребление электричества Мар.-Апр./08

$800

$800

  1. Третья строка журнала

Карточка «Кафе «Кофе с пирожными»» (клиент)

Особенности

Дебет

Кредит

Сальдо

Дата

Код

Против. счет

Данные о сделке

5 мая

122

Продажи

Продажа 20 стульев

$ 1000

$1000 Д

Карточка “Продажи»

Особенности

Дебет

Кредит

Сальдо

Дата

Код

Против. счет

Данные о сделке

5 мая

122

Кафе «Кофе с пирожными» (клиент)

Продажа 20 стульев

$ 1000

$ 1000

  1. Четвертая строка журнала

Карточка «Лиза Кузьмина» (работник)

Особенности

Дебет

Кредит

Сальдо

Дата

Код

Против. счет

Данные о сделке

9 мая

123456

Счёт текущих операций

Зарплата

$ 2000

$2000 Д

Карточка «Текущий счет»

Особенности

Дебет

Кредит

Сальдо

Дата

Код

Против. счет

Данные о сделке

9 мая

123456

Лиза Кузьмина

Зарплата

$ 2000

$ 2000