Las cuentas de Contabilidad – Contabilidad Guía del formato

Cada libro tiene cuatro columnas. Las dos columnas del centro, (2) y (3) son la parte principal del libro.

La compañía Muebles Internacionales registrara esta transacción en dos libros:

1. “Compras de Madera” – El registro que representa la recepción.
2. “Maderas de África” – El registro que representa la entrega.

La información del registro es tomada de la factura (circulada en el ejemplo anterior).

Las sub-columnas para cada una de los libros son:

Libro de Compras de Madera

Libro Mayor de Maderas de África

Una Explicación del Registro de los Detalles:

1. Fecha – Se refiere al momento del registro en el libro

2. Referencia- Generalmente la referencia es el número de la factura.
3. Contrapartida- El libro correspondiente en el cual se inscribe la misma operación. Los contadores suelen utilizar el término «contrapartida» en vez de «contra libro», y nosotros también adoptaremos el término contrapartida.
4. Detalles de la Transacción – Una descripción concisa de la transacción. En nuestro ejemplo los detalles de la operación se ilustran como «100 kilos de madera cepillada». El término «Compra» no aparece en los detalles de la operación, ya que queda claro que todo detalle que se inscribe en el libro de compras de madera y en el libro de Maderas de África se refieren a una compra, a menos que se especifique lo contrario.

Ejemplo 2

La Compañía Muebles Internacionales vendió 10 mesas redondas a Muebles Modernos (un cliente) por $2,000, y envío la siguiente factura:

La compañía Muebles Internacionales registrara esta transacción en dos libros:

1. Ventas de Mesas – Registro que representa la entrega (de mesas). Muebles Modernos – Registro que representa la recepción (de mesas).

2. Registro de los Detalles en los Libros:

Libro de Venta de Mesas

Libro de Muebles Modernos (cliente)

Columnas 2 y 3 – Debe y Haber

En una de estas columnas y solamente en una de ellas, la cantidad descrita en la factura será registrada.
Pero en que?

El saber la respuesta es la mitad del trabajo de ganar un diploma de contador.

La respuesta es muy simple: Cuando una transacción que representa la recepción es registrada en el libro, la cantidad es registrada en la columna llamada “Debe” (Columna No. 2). En la jerga de la contabilidad, el libro mayor ha sido “debitado”. Cuando una transacción que representa la entrega es registrada en el libro, la cantidad es registrada en la columna llamada “Haber” (Columna No. 3). En la jerga de la contabilidad, la cuanta ha sido “acreditada”.

Ejemplo No. 1 El libro de Compras de Madera le serán debitados $1,000 Dólares (la cantidad será registrada en la columna «Debe»), porque la compañía recibió madera. El libro de Maderas de África se le acreditará el mismo monto (la cantidad se registrará en la columna de «Haber»), ya que la compañía Maderas de África entregó la madera.

Ejemplo No. 2 El libro de Venta de Mesas será acreditado con $2,000, porque la compañía entregó las mesas. El libro de Muebles Modernos será debitado con la misma cantidad, ya que recibió las mesas.

Columna 4 – Saldo

El monto registrado en cada fila representa la diferencia entre la cantidad en la Columna 2 (debe) hasta esa fila incluyendo dicha fila, y la cantidad en la Columna 3 (haber) hasta esa fila incluyendo dicha fila.

Cuando la diferencia es a favor de la columna del debe (la cantidad acumulada en esta es mayor (, la cantidad en el saldo está acompañada de la letra “D” (por deuda).

Registro en los Libros – Un Ejemplo para Resumir:

La Compañía Muebles Internacionales condujo tres transacciones de venta de mesas redondas con Muebles Modernos de la siguiente manera:

1. El día 10 de abril del 2007 se vendieron 10 mesas redondas por un monto de $2,000.
   Según la factura No. 219.

2. El día 10 de mayo del 2007 se vendieron 20 mesas redondas por un monto de $4,000.
   Según la factura No. 230.
3. El día 10 de junio del 2007 se vendieron 5 mesas redondas por un monto de $1,000.
   Según la factura No. 238.

A continuación se encuentran los detalles de las filas que serán registradas en los dos libros que acompañan la transacción: Venta de Mesas y Muebles Modernos

Libro de Venta de Mesas (Ventas)

Libro de Muebles Modernos (Cliente)