Antes que los detalles de cualquier transacción se registren en los libros correspondientes, se registran en una tabla que denominamos el diario.

Cada línea en el diario se destina al registro de algunas transacciones.

Luego de ser registrada en el diario, la información es automáticamente transferida a los dos libros correspondientes.

El registro en el diario se hace de forma cronológica de acuerdo a la fecha de recepción de los documentos de la transacción.

Ejemplo:

Los siguientes acontecimientos ocurrieron en mayo del 2008 en la compañía Sillas Nonno

  1. El día 1 de mayo, la compañía adquirió 100 kilos de madera del proveedor Maderas de África por un monto de $2,000. El número de la factura recibida fue el 9270.
  2. El día 2 de mayo, la compañía recibió la factura de la CEN por un monto de $800, que cubre el gasto de electricidad en los meses de marzo y abril del 2008. El número de la factura fue el 23811.
  3. El día 5 de mayo, la compañía vendió 20 sillas al cliente Caña y Café por un monto total de $1,000. El número de la factura emitida fue el 122.
  4. El día 9 de mayo, la compañía pago a Laura Morales su salario por un total de $2,000, por medio del cheque número 123456.

El registro de estos eventos en el diario es de la siguiente manera:

No. de Serie

Fecha

Cuenta de débito

(Libro que Recibe)

Haber
(Libro que Entrega)

No. de Referencia

Detalles de la Transacción
(1)

Monto

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

1

1 de mayo

Compras de Materias Primas

Maderas de África (proveedor)

9270

100 kg de madera

$2,000

2

2 de mayo

Gastos en Electricidad

CEN(proveedor)

23811

Consumo de Electricidad ene-feb./08

$800

3

5 de mayo

Caña y Café (cliente)

Ventas

122

Venta de 20 sillas

$1,000

4

9 de mayo

Laura Morales

Cuenta Corriente

123456

Salario de Laura Morales

$2,000

Cada fila en el diario es automáticamente transferida a los dos libros registrados en las Columnas (3) y (4) de la siguiente manera:

Para simplificar, asuma que el saldo de cada uno de los libros en los siguientes ejemplos, antes de las sumas, es 0.

  1. La Primer Línea en el Diario:

Libro de Compras de Materias Primas

Detalles

Debe

Haber

Saldo

Fecha

Referencia

Venta de 20 sillas

Detalles de la Transacción

1 de mayo

9270

Maderas de África (proveedor)

100 kg de madera

$2,000

D $2,000

Libro de Maderas de África (Proveedor)

Detalles

Debe

Haber

Saldo

Fecha

Referencia

Venta de 20 sillas

Detalles de la Transacción

1 de mayo

9270

Compra de Materias Primas

100 kg de madera

$2,000

$2,000

  1. La Primer Línea en el Diario:

Libro de Gastos en Electricidad

Detalles

Debe

Haber

Saldo

Fecha

Referencia

Venta de 20 sillas

Detalles de la Transacción

2 de mayo

23811

CEN(proveedor)

Consumo de Electricidad de Mar.-Abr./08

$800

D $800

Libro de CEN (proveedor)

Detalles

Debe

Haber

Saldo

Fecha

Referencia

Venta de 20 sillas

Detalles de la Transacción

2 de mayo

23811

Gastos en Electricidad

Consumo de Electricidad de Mar.-Abr./08

$800

$800

  1. La Tercer Línea en el Diario

Libro de Caña y Café (Cliente)

Detalles

Debe

Haber

Saldo

Fecha

Referencia

Venta de 20 sillas

Detalles de la Transacción

5 de mayo

122

Ventas

Venta de 20 sillas

$1,000

D $2,000

Libro de Ventas

Detalles

Debe

Haber

Saldo

Fecha

Referencia

Venta de 20 sillas

Detalles de la Transacción

5 de mayo

122

Caña y Café (cliente)

Venta de 20 sillas

$1,000

$1,000

  1. La Cuarta Línea en el Diario

Libro de Laura Morales (empleada)

Detalles

Debe

Haber

Saldo

Fecha

Referencia

Venta de 20 sillas

Detalles de la Transacción

9 de mayo

123456

Cuenta Corriente

Salario

$2,000

D $2,000

Libro de Cuenta Corriente

Detalles

Debe

Haber

Saldo

Fecha

Referencia

Venta de 20 sillas

Detalles de la Transacción

9 de mayo

123456

Laura Morales

Salario

$2,000

$2,000